Administration dans les PME suisses: obligations, délais et documents

L’administration comme poste permanent: pourquoi les PME sont disproportionnellement touchées

Gérer une entreprise signifie composer avec des réglementations toujours plus détaillées et une intervention étatique croissante. De nombreuses entreprises y voient une charge et un désavantage concurrentiel. Par rapport aux grandes entreprises, la pression administrative pèse particulièrement lourd sur les PME.

L’impact de l’environnement réglementaire varie selon l’entreprise. Les sociétés actives au-delà des frontières nationales, et donc soumises à d’autres ordres juridiques, sont particulièrement concernées par cette multitude de règles. Une étude du Credit Suisse citée dans un ouvrage spécialisé chiffrait cette proportion à 69 pour cent des PME en juin 2014.

La dimension politique de cette pression est bien documentée: lors de la session estivale, le Parlement a adopté plusieurs interventions visant à soulager les PME, dont une motion pour un frein aux coûts de réglementation pour les PME. Urs Furrer, directeur de l’Union suisse des arts et métiers (USAM), a formulé l’attente ainsi: «L’USAM attend du Conseil fédéral qu’il remplisse désormais le mandat du Parlement de présenter un frein à la réglementation pour les PME et qu’il s’abstienne de promulguer de nouvelles lois inutiles.»

L’association critique également la proposition du Conseil fédéral relative à une «loi sur la diligence raisonnable en matière de durabilité dans les chaînes d’approvisionnement». Bien qu’elle s’adresse principalement aux grandes entreprises, celles-ci transfèrent leurs obligations de diligence, de reporting et de responsabilité à leurs fournisseurs; il en résulte pour les PME une nouvelle bureaucratie, des coûts supplémentaires et des risques juridiques.

Une administration organisée offre des avantages concrets: celui qui classe proprement ses justificatifs, contrats et décisions et connaît les délais réduit son risque de responsabilité et d’amendes. Il peut répondre rapidement et de manière probante aux autorités et aux partenaires commerciaux. Et l’on évite la procédure la plus coûteuse: la recherche ultérieure de documents sous la pression du temps.

Qui est tenu à la comptabilité et qui en assume la responsabilité

Selon l’art. 957 CO, l’obligation de tenir une comptabilité s’applique aux entreprises individuelles, aux sociétés de personnes et aux personnes morales – donc aussi aux associations et fondations. L’obligation ne concerne pas uniquement les sociétés anonymes (SA) ou les sociétés à responsabilité limitée (SARL). Une association ou une fondation exerçant une activité économique correspondante doit également disposer d’une comptabilité.

La compétence est tout aussi importante que l’obligation elle-même. Selon l’art. 716a al. 1 ch. 3 CO, l’organisation et la conception de la comptabilité font partie des tâches inaliénables du conseil d’administration et ne peuvent pas être déléguées. La tenue des livres peut être confiée à un spécialiste ou à un bureau fiduciaire. La responsabilité de l’ordre et de la conception de la comptabilité reste toutefois entre les mains des personnes chargées de la direction de l’entreprise.

Obligation formelle et responsabilité personnelle s’entrecroisent. La comptabilité et la documentation relèvent donc de la tâche de direction, et non d’un simple accessoire aux activités quotidiennes.

Obligation comptable: comparaison entre les formes juridiques

Les meilleurs consultants en entreprise à Bâle

Dernière mise à jour: 2026-10-09. Source: Google Maps.

Ces documents doivent être archivés – et sous cette forme

Selon l’art. 958f CO, les livres de commerce, les pièces comptables, le rapport annuel et le rapport de révision doivent être conservés. La pratique fiscale bernoise précise cette liste: doivent notamment être archivés les livres de commerce, les pièces comptables, les comptes annuels – bilan, compte de résultat et annexe – ainsi que le rapport de révision.

En cas de comptabilité simplifiée, il convient également de conserver les états des recettes et des dépenses, l’état de la fortune (inventaire) ainsi que les retraits et apports privés. Pour les petites entreprises, la régularité de la comptabilité ne dépend donc pas uniquement du justificatif classique. L’enregistrement compréhensible de l’augmentation et de la diminution de la fortune privée compte également.

Concernant la forme, on est fondamentalement libre: les livres de commerce et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou de manière comparable. La condition est que la concordance avec les opérations commerciales et les faits sous-jacents soit garantie et que les documents puissent être rendus lisibles à tout moment. Pour le rapport annuel et le rapport de révision, en revanche, une exigence plus stricte s’applique: ils doivent être conservés sous forme écrite et signée.

Avec l’Ordonnance sur les livres de commerce (OLC), le Conseil fédéral a édicté des prescriptions complémentaires concernant les livres de commerce à tenir, les principes de leur tenue et conservation, ainsi que les supports d’information utilisables. S’y ajoutent de nombreuses autres bases légales – notamment le Code des obligations, le droit pénal, la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée et son ordonnance, la loi sur les douanes, les lois fiscales, le droit à la protection des données, l’ordonnance sur le registre du commerce et les assurances sociales –, complétées par l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (OIDÉ) et la loi fédérale sur les signatures électroniques (LCertE).

Des prescriptions spéciales s’appliquent en outre à certains secteurs tels que les assurances, les banques et les caisses de pension. La vue d’ensemble de toutes les dispositions reste exigeante.

Documents importants à conserver

Bien calculer les délais: quand le compte à rebours commence

La règle de base est la suivante: dix ans. Les livres de commerce et les pièces comptables, ainsi que le rapport annuel et le rapport de révision, doivent être conservés pendant dix ans. Le point de départ est décisif pour le cours du délai: le délai commence à courir à la clôture de l’exercice commercial, et non à la date de la pièce individuelle.

Des délais plus longs peuvent s’appliquer à certains documents: les documents relatifs aux biens immobiliers, par exemple, doivent être conservés pendant 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). Celui qui détient des biens immobiliers doit donc adopter une logique de classement spécifique. Elle ne s’oriente pas sur la règle des dix ans applicable au reste de la comptabilité.

Une situation particulière se présente pour les sociétés en liquidation: les livres de commerce d’une société radiée doivent également être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr. Ce lieu est désigné par les liquidateurs ou, s’ils ne parviennent pas à s’entendre, par l’office du registre du commerce (art. 747 CO). La radiation au registre du commerce ne met donc pas fin à l’obligation de conservation. Elle entre dans une phase post-liquidation qui nécessite une préparation organisationnelle.

Pour les autres personnes physiques non soumises à l’obligation comptable, la loi fiscale ne prévoit aucune obligation de conservation. Toutefois, le contribuable est tenu de prouver les faits réduisant l’impôt, tels que les déductions. Il peut donc être judicieux de conserver les justificatifs fiscaux jusqu’à l’expiration du délai de prescription correspondant. Des documents importants concernant son propre bien immobilier – par exemple les investissements réalisés – peuvent même rester pertinents plus longtemps lors d’une vente ultérieure.

Délais de conservation des documents commerciaux en Suisse

Du justificatif isolé à un processus fiable

Une administration fiable ne commence pas aux archives, mais au classement. Une logique cohérente – le même ordre pour les justificatifs entrants, les contrats, les dossiers du personnel, les dossiers fiscaux et les décisions, assortie de règles de nommage claires avec date, opération commerciale et numéro de pièce – permet de retrouver les documents sans que le savoir ne reste lié à certaines personnes. Celui qui classe électroniquement doit maintenir la lisibilité des documents pendant toute la durée de conservation. La reliisibilité n’est pas un détail technique, mais fait partie des exigences légales de forme.

L’exigence centrale reste la traçabilité: une comptabilité n’est aussi bonne que sa capacité à rattacher chaque montant à l’opération commerciale sous-jacente. Un système de contrôle interne y aide, mais doit être mis en place de manière proportionnée. Pour une petite entreprise avec peu de personnes, il s’agit de séparation des fonctions là où c’est possible, du principe des quatre yeux pour les paiements et de procédures documentées – et non d’un appareil calqué sur le modèle des grands groupes.

S’y ajoutent des points récurrents qui surviennent continuellement dans la gestion d’entreprise et génèrent à chaque fois des documents: les obligations de documentation du conseil d’administration avec leurs exigences formelles, la préparation et la tenue de l’assemblée générale, les questions de gouvernance d’entreprise ainsi que le droit fiscal. Un calendrier annuel fixe pour ces points empêche que les délais et les exigences de forme ne soient remarqués qu’au dernier moment.

La digitalisation est un levier pour des processus plus lean, mais exige simultanément une attention particulière à la sécurité: selon l’Office fédéral de la cybersécurité (OFCS), une PME sur trois a déjà été victime d’une cyberattaque. Le classement électronique et le travail numérique ne constituent donc un progrès que si les droits d’accès, les sauvegardes et la conservation sont correctement réglés.

Étapes pour une conservation appropriée des documents

Lire la pratique administrative: aides à l’exécution, fiches d’information et services en ligne

Dans la pratique, les offices ne communiquent leur interprétation pas uniquement via les textes de loi. Ils travaillent avec des documents intitulés «aides à l’exécution», «guides», «fiches d’information», «lettres d’information», «FAQ», «directives» ou «précisions de pratique», émis par les offices les plus divers de l’administration fédérale. Ces documents sont utiles car ils expliquent l’exécution. Mais l’administration n’est pas le législateur: ces documents ne remplacent pas les bases légales, ils les concrétisent. Celui qui s’y fie devrait, en cas de doute, toujours se référer à la norme pertinente.

Les canaux officiels constituent des points de départ fiables pour les PME. Le portail PME du Secrétariat d’État à l’économie (SECO) fournit des informations et des outils pour les petites et moyennes entreprises – de la création à la succession. Il couvre notamment les thèmes de la création, de l’exploitation, de la succession, des finances, du personnel et du commerce extérieur, complétés par des services en ligne pour les affaires administratives, des articles sur des sujets d’actualité et des indications sur les modifications légales.

S’y ajoute EasyGov.swiss en tant que portail pour les services administratifs en ligne. La newsletter PME offre mensuellement des conseils pratiques ainsi que des actualités sur l’économie, la politique, les modifications légales, la digitalisation et d’autres sujets.

Dans ce contexte, il faut situer la demande politique persistante en faveur d’un frein à la réglementation ou d’une réduction de la bureaucratie. Elle ne vise pas la suppression des obligations nécessaires de conservation et de comptabilité. Elle vise à ce que les nouvelles réglementations ne surchargent pas excessivement les PME et que l’État se limite à ses tâches essentielles. Pour l’entreprise individuelle, cela ne change rien à l’obligation, mais seulement à l’environnement. Sa propre organisation reste l’assurance la plus efficace contre les délais, les demandes de renseignements et les risques de responsabilité.