Conservation des documents commerciaux : délais et formes en Suisse

Qui est soumis à l’obligation de conservation – et qui en assume la responsabilité

Selon l’art. 957 du Code des obligations (CO), les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les personnes morales ainsi que les associations et fondations sont tenues à la comptabilité – et donc à la conservation des documents. L’aperçu de BDO sur les obligations de conservation précise que toutes les entreprises, organisations et personnes privées soumises à l’obligation comptable sont concernées. L’obligation de conservation n’est pas une spécificité de la société anonyme, mais découle directement de l’obligation comptable.

La responsabilité ne repose pas sur le service comptable, mais au plus haut niveau hiérarchique. L’art. 716a al. 1 ch. 3 CO désigne l’organisation et l’aménagement de la comptabilité comme une tâche inaliénable du conseil d’administration ; selon BDO, elle ne peut pas être déléguée. Celui qui externalise la comptabilité auprès d’un fiduciaire ou d’un logiciel transfère le travail, mais pas la responsabilité.

Les règles de conservation, les droits d’accès et la désignation de la personne responsable doivent par conséquent figurer dans la documentation interne. L’analyse de Findea sur l’archivage électronique souligne qu’il convient de définir et de documenter clairement qui est responsable de l’archivage.

Livres commerciaux, pièces justificatives, rapports : ce qui doit concrètement être archivé

L’art. 958f CO cite quatre catégories : les livres commerciaux, les pièces justificatives, le rapport annuel et le rapport de révision. Cette même énumération figure dans l’information du portail PME de la Confédération relatif à la conservation électronique des livres commerciaux. Ces quatre éléments constituent le noyau dur ; parallèlement, il existe des obligations supplémentaires découlant d’autres textes légaux.

Deux catégories sont soumises à une exigence formelle plus stricte : le rapport annuel et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signée. Le portail PME précise qu’un exemplaire imprimé et signé de chacun doit être conservé. Un simple stockage de fichiers ne suffit pas à cet égard ; lors du passage à la comptabilité numérique, ce point doit faire l’objet d’une réglementation spécifique.

La correspondance commerciale devient une pièce justificative lorsqu’elle ne remplace pas une autre pièce ; le résumé de WEKA sur les délais de conservation établit expressément cette distinction. S’il existe une facture, une confirmation de comptabilisation ou un document signé, la correspondance d’accompagnement ne déclenche pas d’obligation de conservation propre. Si un accord, une résiliation ou une promesse a été conclu exclusivement par e-mail et qu’aucune autre pièce justificative n’existe, la correspondance s’y substitue. Elle doit alors être archivée conjointement avec l’opération commerciale.

Liste de contrôle : Ces documents appartiennent aux archives

Dix ans – et quand le délai commence réellement à courir

Le délai usuel de conservation pour les livres commerciaux, les pièces justificatives, le rapport annuel et le rapport de révision est de dix ans (art. 958f CO). Il commence à l’expiration de l’exercice commercial – et non à la date de la pièce individuelle. L’écueil le plus fréquent dans la pratique : les pièces provenant de différents mois du même exercice commercial arrivent à échéance le même jour.

Il s’ensuit que l’archivage doit se faire par millésime. Si un exercice commercial contient des pièces de janvier à décembre, le délai expire pour l’ensemble des documents à la fin des dix années liées à cet exercice. Celui qui trie et supprime selon la date de la pièce risque d’éliminer des documents qui se trouvent encore dans un délai de conservation en cours.

Conserver ne signifie pas seulement posséder, mais aussi maintenir l’accessibilité : les livres commerciaux et les pièces justificatives doivent être conservés jusqu’à la fin du délai de telle manière que toute personne autorisée puisse les consulter et les vérifier à tout moment dans un délai raisonnable.

Le portail PME de la Confédération ajoute que les appareils et programmes nécessaires doivent rester disponibles ; Findea exige en outre que les documents soient lisibles sans outils auxiliaires supplémentaires. Une archive dont le logiciel ne fonctionne plus ou dont les données d’accès sont perdues ne satisfait pas à l’obligation légale.

Papier, électronique ou équivalent : les formes admises

L’art. 958f CO admet trois formes : le papier, la conservation électronique ou une manière comparable. Le choix est libre, mais soumis à deux conditions : la concordance avec les opérations et faits sous-jacents doit être garantie, et les documents doivent pouvoir être rendus lisibles à tout moment.

La question de la forme n’est donc pas une question de goût, mais une question de preuve et de lisibilité. L’essentiel est qu’il soit possible de reconstituer, à partir des archives, ce qui a effectivement été comptabilisé, et que cela reste possible pendant toute la durée du délai. La liberté de forme ne s’applique par ailleurs pas à tous les documents : le rapport annuel et le rapport de révision restent soumis à la forme écrite et signée.

Archivage électronique : supports de données immuables et modifiables

L’Ordonnance sur les livres commerciaux (OLC) distingue deux types de supports de données électroniques. Les supports immuables sont admis selon l’art. 9 OLC sans exigences supplémentaires, si les données ne peuvent pas être modifiées ou supprimées sans que cette opération soit démontrable sur le support lui-même ; le portail PME cite comme exemple le CD ou DVD inscriptible une seule fois. Avec de tels supports enregistrés une seule fois, toute manipulation serait visible sur le média lui-même.

Les supports d’information modifiables sont également admis, mais seulement sous certaines conditions. Des procédés techniques tels que la signature électronique doivent garantir l’intégrité des informations stockées ; le moment de l’enregistrement doit être prouvé de manière infalsifiable, par exemple via un horodatage. De plus, des informations telles que les protocoles ou les fichiers journaux (logfiles) doivent être conservées. Il existe sur le marché des logiciels qui intègrent ces fonctions.

Le stockage dans le cloud relève de la seconde catégorie, plus stricte. Selon les explications du portail PME, il ne remplit pas la condition du support de données immuable et est soumis aux exigences applicables aux supports d’information modifiables. La protection de l’intégrité, la preuve du moment de l’enregistrement et la tenue de protocoles doivent dès lors être assurées par l’entreprise et ne sont pas couvertes par le seul lieu de stockage.

Pour la pratique : les Archives fédérales ont défini, pour leurs propres besoins, des formats adaptés à l’archivage, garantissant la lisibilité à long terme des documents numériques. La plupart des programmes de comptabilité, de facturation et de gestion des salaires peuvent créer de tels fichiers (PDF/A – Portable Document Format Archive). Ces fichiers peuvent ensuite être gravés sur des supports immuables.

Les appareils et programmes nécessaires doivent rester disponibles jusqu’à l’expiration du délai ; les supports d’information doivent être régulièrement contrôlés quant à leur intégrité et leur lisibilité. L’intégrité signifie que l’authenticité et l’infalsifiabilité sont assurées et que les modifications restent détectables et documentées.

Pour le rapport annuel et le rapport de révision, une signature électronique qualifiée est requise ; une simple signature issue d’un logiciel PDF ne suffit pas. À défaut, un exemplaire signé à la main doit continuer d’être conservé.

Supports de données immuables et modifiables

Archivage électronique : mettre en œuvre les obligations

Lorsque dix ans ne suffisent pas : délais plus longs et cas particuliers

Le délai de dix ans constitue un plancher, et non systématiquement la fin de la conservation. Le résumé de WEKA mentionne un délai spécial de 20 ans pour certains documents relatifs à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) concernant les biens immobiliers.

Le délai peut s’allonger si les délais de prescription en droit civil dépassent la durée de conservation comptable. BDO souligne que cela peut entraîner une conservation de 30 ans ; WEKA renvoie notamment à des cas spécifiques de responsabilité, tels que les dommages causés par l’amiante. Celui qui détruit des documents avant l’expiration de tels délais ne pourra plus prouver les faits dans une procédure ultérieure.

Les sociétés dissoutes restent également concernées : les livres commerciaux d’une société radiée doivent être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr (art. 747 CO). Ce lieu est désigné par les liquidateurs ; s’ils ne parviennent pas à s’entendre, il est déterminé par l’office du registre du commerce.

Celui qui détruit systématiquement après dix ans ignore d’autres sources juridiques. BDO cite, outre le CO et l’OLC, entre autres des dispositions du droit pénal, de la loi sur la TVA et de l’ordonnance sur la TVA, de la loi sur les douanes, des lois fiscales, du droit sur la protection des données, de l’ordonnance sur le registre du commerce et des assurances sociales.

S’y ajoutent l’Ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE), la Loi fédérale sur la signature électronique (ZertES) ainsi que des règles sectorielles pour les assurances, les banques et les caisses de pension. Les délais doivent donc être vérifiés par type de document et par secteur d’activité avant toute destruction de documents.

Délais de conservation : règle générale et cas particuliers