Conservazione dei documenti aziendali: termini e forme in Svizzera

Chi è soggetto all’obbligo di conservazione – e chi ne risponde

Secondo l’art. 957 del Codice delle obbligazioni (CO), le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche nonché le associazioni e le fondazioni sono tenute alla contabilità – e di conseguenza alla conservazione dei documenti. La panoramica di BDO sugli obblighi di conservazione precisa che sono interessate tutte le imprese, le organizzazioni e le persone private soggette all’obbligo di tenuta della contabilità. L’obbligo di conservazione non è una peculiarità della società anonima, ma deriva dall’obbligo di contabilità.

La responsabilità non spetta alla contabilità, ma ai vertici aziendali. L’art. 716a cpv. 1 n. 3 CO definisce l’organizzazione e la strutturazione della contabilità come un compito inderogabile del consiglio di amministrazione; secondo BDO, tale compito non può essere delegato. Chi affida la contabilità a un ufficio fiduciario o a un software trasferisce il lavoro, non la responsabilità.

Le regole di conservazione, i diritti di accesso e l’indicazione della persona responsabile devono pertanto figurare nella documentazione interna. L’analisi di Findea sull’archiviazione elettronica sottolinea che dovrebbe essere chiaramente regolamentato e documentato chi è responsabile dell’archiviazione.

Libri commerciali, giustificativi, rapporti: cosa va concretamente in archivio

L’art. 958f CO menziona quattro categorie: libri commerciali, giustificativi di registrazione, rapporto di gestione e rapporto di revisione. Lo stesso elenco figura nell’informazione del portale PMI della Confederazione sulla conservazione elettronica dei libri commerciali. Queste quattro categorie costituiscono il nucleo; oltre a esse sussistono ulteriori obblighi derivanti da altre disposizioni.

Per due categorie vale una prescrizione formale più rigorosa: il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmata. Il portale PMI precisa che di entrambi deve essere conservata una copia stampata e firmata. Un semplice salvataggio su file non è sufficiente; questo aspetto deve essere regolato separatamente nel passaggio alla contabilità digitale.

La corrispondenza commerciale diventa un giustificativo se non sostituisce un altro documento; la sintesi di WEKA sui termini di conservazione ribadisce espressamente questa distinzione. Se esistono una fattura, una conferma di registrazione o un documento firmato, la corrispondenza allegata non genera un proprio obbligo di conservazione. Se un accordo, una disdetta o una promessa sono stati conclusi esclusivamente via e-mail e manca un altro giustificativo, la corrispondenza prende il suo posto. Essa deve essere archiviata insieme all’operazione commerciale.

Checklist: questi documenti vanno in archivio

Dieci anni – e quando inizia effettivamente il termine

Il termine ordinario di conservazione per libri commerciali, giustificativi di registrazione, rapporto di gestione e rapporto di revisione è di dieci anni (art. 958f CO). Esso inizia con la fine dell’esercizio sociale, non con la data del singolo giustificativo. L’errore più frequente nella pratica: i giustificativi di mesi diversi dello stesso esercizio sociale scadono tutti lo stesso giorno.

Ne consegue l’archiviazione per annate. Se un esercizio sociale contiene giustificativi da gennaio a dicembre, il termine scade per tutti insieme al compimento dei dieci anni collegati a quell’esercizio sociale. Chi ordina e cancella per data del giustificativo rimuove documenti che si trovano ancora entro un termine in corso.

Conservare non significa solo possedere, ma mantenere accessibili: i libri commerciali e i giustificativi di registrazione devono essere conservati fino alla scadenza del termine di conservazione in modo che ogni persona autorizzata possa consultarli e verificarli in qualsiasi momento entro un termine ragionevole.

Il portale PMI della Confederazione aggiunge che i dispositivi e i programmi necessari devono essere mantenuti disponibili; Findea richiede inoltre che i documenti siano leggibili senza mezzi ausiliari aggiuntivi. Un archivio il cui software non funziona più o le cui credenziali di accesso sono state perse non adempie all’obbligo.

Carta, elettronico o equivalente: le forme ammesse

L’art. 958f CO ammette tre forme: carta, conservazione elettronica o una modalità equivalente. La scelta è libera, ma vincolata a due condizioni: deve essere garantita la corrispondenza con le operazioni e i fatti sottostanti, e i documenti devono poter essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento.

La questione della forma non è quindi una questione di gusto, ma di prova e leggibilità. È decisivo che dall’archivio si possa ricostruire ciò che è stato effettivamente contabilizzato e che ciò rimanga possibile per tutta la durata del termine. La libertà di forma non vale inoltre per tutti i documenti: il rapporto di gestione e il rapporto di revisione restano vincolati alla forma scritta e firmata.

Archiviazione elettronica: supporti dati immutabili e modificabili

L’Ordinanza sui libri commerciali (OLC) distingue due tipi di supporti dati elettronici. I supporti dati immutabili sono ammessi ai sensi dell’art. 9 OLC senza requisiti aggiuntivi, se i dati non possono essere modificati o cancellati senza che questa operazione sia dimostrabile sul supporto dati stesso; il portale PMI cita come esempio il CD o DVD immutabile. Con tali supporti scritti una sola volta, una manipolazione sarebbe visibile sul supporto stesso.

Anche i supporti informativi modificabili sono ammessi, ma solo a determinate condizioni. Procedure tecniche come la firma elettronica devono garantire l’integrità delle informazioni memorizzate; il momento della memorizzazione deve essere dimostrabile in modo inalterabile, ad esempio tramite un marca temporale. Inoltre, devono essere conservate informazioni come protocolli o file di registro. Sul mercato esistono software che integrano queste funzioni.

La memorizzazione nel cloud rientra nella seconda categoria, più severa. Secondo le spiegazioni del portale PMI, essa non soddisfa la condizione del supporto dati immutabile ed è soggetta ai requisiti per i supporti informativi modificabili. La protezione dell’integrità, il momento di memorizzazione dimostrabile e la tenuta dei protocolli devono quindi essere garantiti dall’impresa e non sono compensati dal luogo di memorizzazione.

Per la pratica: l’Archivio federale ha definito formati idonei all’archiviazione per le proprie esigenze, con i quali è garantita la leggibilità a lungo termine dei documenti digitali. La maggior parte dei programmi per la contabilità, la fatturazione e l’amministrazione dei salari può creare tali file (PDF/A – Portable Document Format Archive). Questi file possono successivamente essere masterizzati su supporti dati immutabili.

I dispositivi e i programmi necessari devono essere mantenuti disponibili fino alla scadenza del termine; i supporti informativi devono essere controllati regolarmente per verificarne l’integrità e la leggibilità. Integrità significa che l’autenticità e l’inalterabilità sono garantite e che le modifiche restano rilevabili e documentate.

Per il rapporto di gestione e il rapporto di revisione è necessaria una firma elettronica qualificata; una semplice firma generata da un software PDF non è sufficiente. In sua assenza, deve continuare a essere conservata una copia firmata a mano.

Supporti dati immutabili e modificabili

Archiviazione elettronica: attuare gli obblighi

Quando dieci anni non bastano: termini più lunghi e casi speciali

Il termine di dieci anni è un minimo, non rappresenta in ogni caso la fine della conservazione. La sintesi di WEKA menziona un termine speciale di 20 anni per determinati documenti IVA relativi a beni immobili.

Il termine può prolungarsi se i termini di prescrizione del diritto civile superano il termine contabile. BDO segnala che ciò può comportare una conservazione di 30 anni; WEKA fa riferimento, tra l’altro, a casi speciali di responsabilità come i danni causati dall’amianto. Chi distrugge i documenti prima della scadenza di tali termini non potrà più provare l’operazione in un procedimento successivo.

Anche le società sciolte restano coinvolte: i libri commerciali di una società cancellata dal registro di commercio devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro (art. 747 CO). Tale luogo è indicato dai liquidatori; se non riescono a mettersi d’accordo, lo determina l’Ufficio del registro di commercio.

Chi distrugge indiscriminatamente dopo dieci anni trascura altre fonti giuridiche. BDO cita, oltre al CO e all’OLC, tra l’altro disposizioni del diritto penale, della legge sull’imposta sul valore aggiunto e dell’ordinanza sull’imposta sul valore aggiunto, della legge doganale, delle leggi fiscali, del diritto sulla protezione dei dati, dell’ordinanza sul registro di commercio e delle assicurazioni sociali.

A ciò si aggiungono l’Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettronici (ODIE), la Legge federale sulla firma elettronica (ZertES) nonché norme specifiche per settore per assicurazioni, banche e casse pensioni. I termini devono quindi essere verificati per tipo di documento e per settore prima di distruggere i documenti.

Termini di conservazione: regola e casi speciali