Chiusura annuale nelle PMI: lista di controllo per contabilità e documenti giustificativi

Cosa deve includere la chiusura annuale nelle PMI

Secondo il CO, la chiusura annuale comprende bilancio, conto economico e allegato. Essa chiude la contabilità dell’esercizio sociale e mostra la situazione patrimoniale e redditizia; il confronto tra più chiusure rende visibile l’evoluzione nel corso degli anni.

Le SA e le Sagl sono sempre soggette all’obbligo di tenere un bilancio, mentre una ditta individuale lo è a partire da un fatturato annuo di circa CHF 500'000. L’obbligo generale di tenuta dei libri contabili ai sensi dell’art. 957 CO riguarda le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche nonché le associazioni e le fondazioni.

La data di riferimento del bilancio viene fissata una volta per tutte e rimane invariata rispetto all’anno precedente. Prima della chiusura occorre verificare che tutte le operazioni commerciali fino a tale data siano state contabilizzate completamente. Una data di riferimento spostata successivamente distrugge la comparabilità dei dati dell’anno precedente e porta a registrazioni rettificative.

Confronto: obbligo di bilancio per diverse forme societarie

Metà dello sforzo sta nella routine quotidiana, non a dicembre

Una chiusura annuale senza stress presuppone una contabilità gestita con costanza per tutto l’anno. Se tutti i documenti giustificativi vengono registrati e contabilizzati regolarmente, alla fine dell’anno non sorge alcuna necessità di recuperare il lavoro arretrato. I programmi di contabilità digitale impediscono che una transazione venga dimenticata e tengono i documenti sempre a portata di mano per la fiduciaria o il fiduciario.

Due abitudini determinano il carico di lavoro a dicembre: i pagamenti privati e quelli aziendali vengono contabilizzati separatamente; i movimenti di conto e di cassa vengono riconciliati tempestivamente e periodicamente con gli estratti conto. Se i saldi vengono regolarizzati solo alla data di riferimento, resta poco chiaro a quale esercizio sociale attribuire un pagamento.

Ordine dei documenti: ogni registrazione deve rimanere tracciabile

I libri contabili e i documenti giustificativi possono essere conservati su carta, in formato elettronico o in modo comparabile. Presupposto: è garantita la corrispondenza con le operazioni commerciali e i fatti sottostanti, e i documenti possono essere resi leggibili in qualsiasi momento (art. 958f CO). I dettagli sono regolamentati dal Consiglio federale nell’Ordinanza sui libri contabili (OLC).

Per l’archiviazione vale quanto segue: ogni registrazione è collegata a un documento giustificativo che permette di riconoscere importo, data, controparte e scopo del pagamento. I documenti giustificativi sono numerati in modo univoco e senza interruzioni, assegnati al corretto esercizio sociale e archiviati in modo che una persona esterna possa ricostruire la registrazione senza dover porre ulteriori domande. Se manca un documento, la registrazione deve essere documentata o stornata prima della chiusura.

Termini di conservazione e inizio del termine corretti

Ai sensi dell’art. 958f CO, i libri contabili, i documenti giustificativi, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati per dieci anni; il termine inizia con la scadenza dell’esercizio sociale. Il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere archiviati in forma scritta e firmata.

Per i documenti relativi a beni immobili come gli immobili si applica un termine più lungo di venti anni (art. 70 cpv. 3 LTVA). Anche dopo la liquidazione, i libri contabili della società cancellata devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro; tale luogo viene indicato dai liquidatori o, se questi non riescono a trovare un accordo, dall’Ufficio del registro di commercio (art. 747 CO).

Termini di conservazione secondo il diritto svizzero

Riconciliazione di cassa, banca, debitori e valute estere

Il saldo di cassa e i conti bancari devono corrispondere esattamente ai libri di cassa e agli estratti conto. Tutti i crediti aperti devono essere registrati completamente.

I crediti dubbi o inesigibili vengono rettificati di valore; come regola pratica, si controllano tutte le posizioni più vecchie di 90 giorni. I saldi bancari o di cassa non riconciliati rappresentano una delle fonti di errore più frequenti nella chiusura.

Se l’azienda lavora con valute estere, le consistenze devono essere valutate alla fine dell’anno al corso ufficiale dell’Amministrazione federale delle contribuzioni. Le differenze tra estratto conto e contabilità devono essere regolarizzate prima della chiusura, non dopo.

Verifica delle rettifiche, delle scorte e degli accantonamenti

Le spese pagate in anticipo nonché i ricavi già maturati ma non ancora incassati rientrano completamente nelle rettifiche attive di competenza. Le scorte di merci devono essere inventariate e valutate in modo realistico; fa fede il valore inferiore tra prezzo di costo e prezzo di mercato.

Secondo Hasan Kirmizitas, responsabile della fiducia presso Rothstein AG di Oftringen, gli errori di bilancio più frequenti nei nuovi mandati non sono intenzionali, bensì derivano da errori di competenza e da mancata rettifica di valore accumulatisi nel corso di diversi anni. Una lista di controllo annuale sistematica aiuta a correggere la maggior parte di essi prima della chiusura. È decisivo contabilizzare queste correzioni nell’esercizio sociale in corso e non sovrascrivere i dati dell’anno precedente.

Errori più frequenti nella chiusura annuale – secondo il parere degli esperti

Riconciliazione dei valori IVA e conoscenza delle competenze

I valori IVA riconciliati appartengono ai punti di controllo standard di una verifica fiscale; devono essere controllati prima della chiusura. Le verifiche fiscali esaminano anche gli accantonamenti. Se la dichiarazione IVA contabilizzata differisce dai cifre di fatturato e di imposta precedente della contabilità, la differenza deve essere chiarita prima dell’approvazione.

Ai sensi dell’art. 716a cpv. 1 n. 3 CO, l’organizzazione e la configurazione della contabilità rientrano tra i compiti inderogabili del consiglio di amministrazione; questa responsabilità non può essere delegata. Chi affida completamente la contabilità a una società fiduciaria rimane responsabile della regolarità. L’obbligo di tenuta dei libri contabili riguarda le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche nonché le associazioni e le fondazioni (art. 957 CO).

Vantaggi e rischi dell’esternalizzazione della contabilità a una società fiduciaria

Contabilizzazione dei riporti, risultato annuale e riserve

Tutti i conti di bilancio devono corrispondere ai dati dell’anno precedente approvati. Se nel trasferimento dei riporti al nuovo esercizio sociale emergono discrepanze, le relative registrazioni devono essere verificate e chiarite prima di procedere con la contabilizzazione; le correzioni successive sono più onerose.

L’utile o la perdita annuali nonché le riserve costituite devono essere registrate completamente. Se l’assemblea generale decide sull’utilizzo dell’utile solo dopo la chiusura, la contabilizzazione deve essere adattata successivamente.

Prima dell’approvazione: controllo di plausibilità e documentazione

Al termine, bilancio e conto economico vengono sottoposti a un controllo di plausibilità e gli indicatori chiave vengono valutati. Un quoziente di capitale proprio superiore al 33 percento e valori IVA riconciliati sono considerati requisiti minimi per un colloquio bancario professionale; anche gli indicatori di liquidità devono essere corretti.

Le questioni aperte vengono messe per iscritto e consegnate alla fiducia o all’ufficio di revisione, invece di essere chiarite oralmente. Un bilancio verificato correttamente è la base per colloqui bancari, verifiche fiscali e passaggio generazionale; in caso di cessione, la qualità del bilancio influenza direttamente il valore aziendale.