Geschäftsunterlagen aufbewahren: Fristen und Formen in der Schweiz

Wen die Aufbewahrungspflicht trifft – und wer dafür geradesteht

Nach Art. 957 OR sind Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristische Personen sowie Vereine und Stiftungen buchführungspflichtig – und damit aufbewahrungspflichtig. Die BDO-Übersicht zu den Aufbewahrungspflichten hält fest, dass alle buchführungspflichtigen Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen betroffen sind. Die Aufbewahrungspflicht ist keine Eigenheit der Aktiengesellschaft, sondern folgt der Buchführungspflicht.

Die Verantwortung liegt nicht bei der Buchhaltung, sondern an der Spitze. Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR bezeichnet die Organisation und Ausgestaltung des Rechnungswesens als unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats; gemäss BDO lässt sie sich nicht delegieren. Wer die Buchhaltung an ein Treuhandbüro oder eine Software auslagert, überträgt die Arbeit, nicht die Verantwortung.

Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte und die Bezeichnung der zuständigen Person gehören daher in die interne Dokumentation. Die Findea-Analyse zur elektronischen Archivierung hält fest, dass klar geregelt und dokumentiert sein sollte, wer für die Archivierung verantwortlich ist.

Geschäftsbücher, Belege, Berichte: Was konkret ins Archiv gehört

Art. 958f OR nennt vier Kategorien: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Dieselbe Aufzählung steht in der Information des KMU-Portals des Bundes zur elektronischen Aufbewahrung der Geschäftsbücher. Diese vier bilden den Kern; daneben bestehen zusätzliche Pflichten aus weiteren Erlassen.

Für zwei Kategorien gilt eine strengere Formvorschrift: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Das KMU-Portal präzisiert, dass von beiden je ein gedrucktes und unterschriebenes Exemplar aufbewahrt werden muss. Eine reine Dateiablage genügt dafür nicht; bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung ist dieser Punkt gesondert zu regeln.

Geschäftskorrespondenz wird zum Beleg, wenn sie keinen anderen Beleg ersetzt; die WEKA-Zusammenfassung zu den Aufbewahrungsfristen hält diese Abgrenzung ausdrücklich fest. Existieren Rechnung, Buchungsbestätigung oder unterzeichnetes Dokument, löst die begleitende Korrespondenz keine eigene Aufbewahrungspflicht aus. Kam eine Vereinbarung, Kündigung oder Zusage ausschliesslich per E-Mail zustande und fehlt ein anderer Beleg, tritt die Korrespondenz an dessen Stelle. Sie ist zusammen mit dem Geschäftsvorgang zu archivieren.

Checkliste: Diese Unterlagen gehören ins Archiv

Zehn Jahre – und wann die Frist tatsächlich zu laufen beginnt

Die Regelaufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht beträgt zehn Jahre (Art. 958f OR). Sie beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres – nicht mit dem Datum des einzelnen Belegs. Der häufigste Stolperstein in der Praxis: Belege aus verschiedenen Monaten desselben Geschäftsjahres laufen am selben Tag ab.

Daraus folgt die Archivierung nach Jahrgängen. Enthält ein Geschäftsjahr Belege vom Januar bis Dezember, endet die Frist für alle zusammen mit Ablauf der zehn Jahre, die an dieses Geschäftsjahr anknüpfen. Wer nach Belegdatum sortiert und löscht, entfernt Dokumente, die noch innerhalb einer laufenden Frist liegen.

Aufbewahren heisst nicht nur besitzen, sondern zugänglich halten: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist so aufbewahrt werden, dass jede berechtigte Person sie jederzeit innert angemessener Frist einsehen und prüfen kann.

Das KMU-Portal des Bundes ergänzt, dass die erforderlichen Geräte und Programme verfügbar zu halten sind; Findea verlangt zusätzlich, dass die Unterlagen ohne zusätzliche Hilfsmittel lesbar sind. Ein Archiv, dessen Software nicht mehr läuft oder dessen Zugangsdaten verloren sind, erfüllt die Pflicht nicht.

Papier, elektronisch oder vergleichbar: Die zulässigen Formen

Art. 958f OR lässt drei Formen zu: Papier, elektronische Aufbewahrung oder eine vergleichbare Weise. Die Wahl ist frei, aber an zwei Bedingungen geknüpft: Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten muss gewährleistet sein, und die Unterlagen müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Formfrage ist damit keine Geschmacksfrage, sondern eine Nachweis- und Lesbarkeitsfrage. Entscheidend ist, dass sich aus dem Archiv rekonstruieren lässt, was tatsächlich gebucht wurde, und dass dies über die ganze Frist möglich bleibt. Die Formfreiheit gilt zudem nicht für alle Dokumente: Geschäftsbericht und Revisionsbericht bleiben an die schriftliche, unterzeichnete Form gebunden.

Elektronische Archivierung: unveränderbare und veränderbare Datenträger

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) unterscheidet zwei Arten elektronischer Datenträger. Unveränderbare Datenträger sind nach Art. 9 GeBüV ohne zusätzliche Anforderungen zulässig, wenn Daten nicht geändert oder gelöscht werden können, ohne dass dieser Vorgang auf dem Datenträger selbst nachweisbar ist; das KMU-Portal nennt als Beispiel die unveränderbare CD oder DVD. Bei solchen einmal beschriebenen Trägern würde eine Manipulation auf dem Medium selbst sichtbar.

Veränderbare Informationsträger sind ebenfalls zulässig, aber nur unter Bedingungen. Technische Verfahren wie die elektronische Signatur müssen die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten; der Zeitpunkt der Speicherung muss unverfälschbar nachweisbar sein, etwa durch einen Zeitstempel. Zusätzlich sind Informationen wie Protokolle oder Logfiles aufzubewahren. Auf dem Markt gibt es Software, die diese Funktionen integriert hat.

Die Speicherung in der Cloud fällt in die zweite, strengere Kategorie. Nach den Ausführungen des KMU-Portals erfüllt sie die Bedingung des unveränderbaren Datenträgers nicht und unterliegt den Anforderungen für veränderbare Informationsträger. Integritätsschutz, nachweisbarer Speicherzeitpunkt und Protokollführung sind damit vom Unternehmen sicherzustellen und nicht mit dem Speicherort abgegolten.

Für die Praxis: Das Bundesarchiv hat für seine eigenen Bedürfnisse archivtaugliche Formate definiert, mit denen die langfristige Lesbarkeit digitaler Unterlagen gewährleistet ist. Die meisten Programme für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Lohnverwaltung können solche Dateien (PDF/A – Portable Document Format Archive) erstellen. Diese Dateien können anschliessend auf unveränderbare Datenträger gebrannt werden.

Die erforderlichen Geräte und Programme sind bis zum Fristende verfügbar zu halten; die Informationsträger sind regelmässig auf Unversehrtheit und Lesbarkeit zu prüfen. Integrität bedeutet, dass Echtheit und Unverfälschbarkeit sichergestellt sind und Änderungen feststellbar und dokumentiert bleiben.

Für Geschäftsbericht und Revisionsbericht ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich; eine einfache Signatur aus einer PDF-Software genügt nicht. Fehlt sie, muss weiterhin ein handschriftlich unterzeichnetes Exemplar aufbewahrt werden.

Unveränderbare und veränderbare Datenträger

Elektronische Archivierung: Pflichten umsetzen

Wenn zehn Jahre nicht genügen: längere Fristen und Sonderfälle

Die Zehnjahresfrist ist eine Untergrenze, nicht in jedem Fall das Ende der Aufbewahrung. Die WEKA-Zusammenfassung nennt eine Sonderfrist von 20 Jahren für bestimmte Mehrwertsteuer-Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen.

Länger kann die Frist werden, wenn zivilrechtliche Verjährungsfristen über die Buchhaltungsfrist hinausreichen. BDO weist darauf hin, dass daraus 30 Jahre Aufbewahrung resultieren können; WEKA verweist unter anderem auf spezielle Haftungsfälle wie Asbestschäden. Wer vor Ablauf solcher Fristen vernichtet, kann den Vorgang in einem späteren Verfahren nicht mehr belegen.

Auch aufgelöste Gesellschaften bleiben erfasst: Die Geschäftsbücher einer gelöschten Gesellschaft sind während zehn Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren (Art. 747 OR). Diesen Ort bezeichnen die Liquidatoren; können sie sich nicht einigen, bestimmt ihn das Handelsregisteramt.

Wer pauschal nach zehn Jahren vernichtet, übersieht weitere Rechtsquellen. BDO nennt neben OR und GeBüV unter anderem Vorschriften im Strafrecht, im Mehrwertsteuergesetz und in der Mehrwertsteuerverordnung, im Zollgesetz, in den Steuergesetzen, im Datenschutzrecht, in der Handelsregisterverordnung und bei den Sozialversicherungen.

Dazu kommen die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V), das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) sowie branchenspezifische Regeln für Versicherungen, Banken und Pensionskassen. Die Fristen sind deshalb pro Dokumentenart und pro Branche zu prüfen, bevor Unterlagen vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen: Regel und Sonderfälle