Abweichungsanalyse im KMU: Soll-Ist-Vergleich und Quellen

KMU in der Schweiz: Ausgangslage für die Abweichungsanalyse

Nach der Definition des Bundesamts für Statistik gelten Unternehmen mit höchstens 249 Mitarbeitenden als KMU. 99,6 Prozent aller Schweizer Unternehmen fallen in diese Kategorie und beschäftigen zwei Drittel der erwerbstätigen Bevölkerung (Bundesamt für Statistik 2013, zitiert im KMU-Magazin).

Die offizielle Schweizer Abgrenzung stützt sich auf die Mitarbeiterzahl. Gemäss transactionpartner.ch unterscheidet sie Kleinstunternehmen mit bis zu 9, Kleinunternehmen mit 10 bis 49 und mittlere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden; Umsatz, Bilanzsumme und Eigentumsverhältnisse spielen ebenfalls eine Rolle.

KMU punkten gemäss transactionpartner.ch mit Flexibilität, kundenzentriertem Handeln und schnellen Entscheidungsprozessen. Als Stärken nennt die Quelle direkten Zugang zur Geschäftsleitung, effiziente Strukturen mit wenig Bürokratie und langfristige Orientierung statt kurzfristiger Profitmaximierung.

Typische Herausforderungen sind Fachkräftemangel, Digitalisierung, regulatorische Anforderungen, Finanzierungszugang bei Wachstum oder Investitionen sowie die Nachfolgeregelung.

In vielen KMU führt und arbeitet die Geschäftsleitung selbst; eine eigene Controlling-Abteilung fehlt. Der Soll-Ist-Vergleich muss deshalb schlank bleiben: wenige Kennzahlen, feste Perioden und klare Zuständigkeit für die Erklärung einer Abweichung.

Eine Studie zu Schweizer KMU zeigt, dass sich die Unternehmen sporadisch mit ihrer Zukunft auseinandersetzen, aber keine systematische Zukunftsarbeit erkennen lassen (KMU-Magazin, 2015).

Schweizer KMU: Definition und Kategorisierung nach Mitarbeiterzahl

Vorteile und Herausforderungen von Schweizer KMU

Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse: Begriffe, Zweck und Nutzen

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Ergebnissen (Ist) gegenüber. Er identifiziert Abweichungen, analysiert Ursachen und leitet Massnahmen zur Optimierung ab.

Der Vergleich gilt als zentrales Instrument der Abweichungsanalyse und gehört zum operativen wie strategischen Planungsprozess (Haufe Akademie). In der Praxis werden Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse oft gleichbedeutend verwendet (Agicap).

Der Nutzen umfasst gemäss Haufe Akademie vier Punkte: Die Gegenüberstellung bewertet Zielerreichung und Leistung, zeigt Abweichungen früh, liefert die Grundlage für gezielte Massnahmen und verbessert die Planung der nächsten Zyklen.

Im Controlling stützt sie zeitnahe korrigierende Entscheidungen. Auf Basis der errechneten Abweichungen können Verantwortliche Massnahmen ergreifen (Agicap).

In der Liquiditätssteuerung wirkt der Vergleich vorausschauend. Werden geplante Einnahmen und Ausgaben den tatsächlich realisierten Cashflows gegenübergestellt, lassen sich Liquiditätsengpässe oder Überschüsse frühzeitig erkennen und Massnahmen zu deren Sicherung einleiten (Agicap).

Damit dient der Soll-Ist-Vergleich nicht nur als Rückblick, sondern auch als Grundlage für Prognosen und Forecasts.

Typische Anwendungsfelder im KMU-Alltag

In der Kostenrechnung überwacht der Vergleich geplante und tatsächliche Kosten. Das Vertriebscontrolling analysiert Umsatz- und Absatzabweichungen, das Projektcontrolling prüft Zeit-, Kosten- und Leistungsziele.

Investitions- und Projektanalysen zählen ebenfalls zu den typischen Anwendungsbereichen (Haufe Akademie).

In der Personalplanung gleicht dasselbe Vorgehen geplante und tatsächliche Personalkapazitäten ab (Haufe Akademie).

In der Liquiditätssteuerung stehen geplanten Einnahmen und Ausgaben die tatsächlich realisierten Cashflows gegenüber, sodass Engpässe oder Überschüsse sichtbar werden (Agicap).

Steuerung der Liquiditätssteuerung mittels Soll-Ist-Vergleich

Typische Anwendungsfelder des Soll-Ist-Vergleichs im KMU

Woher die Zahlen kommen: Buchhaltung, Planrechnung und KPIs als Quellen

Die Ist-Werte liefert die Buchhaltung, die Soll-Werte die Planrechnung. Damit die Buchhaltung für den Vergleich taugt, nennt soha-treuhand drei Anforderungen: Kontinuität, Transparenz und Detailtiefe.

Kontinuität meint gleichbleibende Verbuchung nach dem Stetigkeitsprinzip, damit Perioden vergleichbar bleiben. Transparenz verlangt die Auflösung stiller Reserven für ein realistisches betriebswirtschaftliches Bild. Detailtiefe bedeutet Trennung von Erträgen und Aufwänden nach Geschäftsbereichen, etwa nach verschiedenen Dienstleistungen.

KPIs wie Umsatzwachstum, Produktivität oder Kostenquote lassen sich für beide Seiten berechnen – für die Ist-Zahlen aus der Buchhaltung und die Soll-Zahlen aus der Planrechnung – und anschliessend vergleichen (soha-treuhand).

Stille Reserven verzerren die Ist-Grundlage: Aufwände oder Erträge erscheinen in einer Periode anders, als sie betriebswirtschaftlich angefallen sind.

Die Wahl des Rechnungslegungsstandards beeinflusst, welche Zahlen in den Vergleich einfliessen. Gemäss dem Financial Management Blog der Hochschule Luzern setzt sie eine sorgfältige Analyse von Nutzen und Kosten der Standards voraus und erfordert Klarheit über Ziele, Funktionen und Anspruchsgruppen der Rechnungslegung.

Für Schweizer KMU stehen unter anderem der am 9. Juli 2009 publizierte Standard IFRS für KMU (Hochschule Luzern) und die Swiss GAAP FER (KMU-Magazin) zur Diskussion.

Das am 23. Dezember 2011 von den eidgenössischen Räten verabschiedete neue Rechnungslegungsrecht brachte wichtige Änderungen der gesetzlichen Buchführungsvorschriften mit einer rechtsformunabhängigen Ordnung für alle Unternehmen (Hochschule Luzern).

Anforderungen an eine controllingtaugliche Buchhaltung

Ablauf in der Praxis: von der Soll-Definition zur Korrekturmassnahme

Ein strukturierter Soll-Ist-Vergleich folgt fünf Schritten (Haufe Akademie): Zuerst werden die Soll-Werte als messbare Zielgrössen festgelegt, etwa Umsätze, Kosten oder Kennzahlen.

Danach werden die Ist-Werte aus dem operativen Geschäft erhoben. Es folgen Vergleich und Bewertung der Abweichungen sowie die Ursachenanalyse, die klärt, warum Ziele nicht erreicht wurden.

Am Schluss steht die Ableitung von Korrekturmassnahmen oder eine Anpassung der Planung.

In Unternehmen mit standardisiertem Controlling ist der Vergleich Teil eines Regelkreises mit Zielplanung, Strategieentwicklung, Koordination und Umsetzung sowie Ergebnismessung und Datenerfassung.

Der Soll-Ist-Vergleich steht am Ende der ersten Iteration und bestimmt die Korrekturmassnahmen, die wieder in die Zielplanung einfliessen (Agicap).

Entscheidend ist, dass Soll und Ist dieselbe Periode und dieselbe Abgrenzung verwenden, sonst entstehen Scheinabweichungen, und dass vorab festgelegt wird, wer eine wesentliche Abweichung erklärt.

Ablauf eines strukturierten Soll-Ist-Vergleichs im KMU

Abweichungen deuten: mehr als eine Zahl

Die Ursachenanalyse ist ein eigener Schritt und nicht mit dem Vergleich identisch. Erst wenn geklärt ist, warum ein Ziel nicht erreicht wurde, lassen sich gezielt Massnahmen zur Optimierung ergreifen (Haufe Akademie).

Wer sofort reagiert, ohne die Ursache zu kennen, korrigiert möglicherweise den falschen Hebel. Eine Abweichung kann aus Mengen-, Preis- oder Struktureffekten entstehen, die unterschiedliche Konsequenzen haben.

Hilfreich ist die Segmentierung: Werden Abweichungen nach Kundengrösse, Region oder Leistungsart aufgeteilt, zeigt sich, ob eine Gesamtabweichung aus allen Bereichen stammt oder ob positive und negative Teileffekte einander verdecken.

Im Beispiel von soha-treuhand wurden die Aufträge nach Kundengrösse, Rechtsgebiet und Region analysiert, bevor Massnahmen beschlossen wurden.

Praxisbeispiel: Produktivität mit Segmentdaten steuern

soha-treuhand beschreibt das Beispiel eines Anwalts, der seine Produktivität von 70 Prozent auf 85 Prozent steigern will. Er analysiert seine Aufträge nach Kundengrösse, Rechtsgebiet und Region.

Das Ergebnis: Kleinere Kunden aus der Region Zürich lassen sich besonders effizient bearbeiten. Er fokussiert sich auf dieses Segment, optimiert seine Prozesse und reduziert die Bearbeitungszeit pro Fall um 15 Prozent.

Als Kennzahl dient ihm «Stunden pro Auftrag», die den Erfolg sichtbar macht (soha-treuhand).

Der Fall zeigt das Zusammenspiel der Schritte: Die Ausgangszahl allein – 70 statt 85 Prozent – sagte nichts über die passende Massnahme. Erst die Aufteilung nach Segmenten lieferte einen Ansatzpunkt, und die Prozessoptimierung veränderte die Kennzahl in eine Richtung, die sich weiter messen lässt.

Fazit: Abweichungsanalyse als Kompass für Schweizer KMU

Effektives Controlling für Schweizer KMU braucht gemäss soha-treuhand drei Dinge: verlässliche Zahlen, Finanzwissen und unternehmerisches Gespür.

Der Soll-Ist-Vergleich liefert die Zahlen und schliesst als Teil des Regelkreises den Bogen zur Planung, weil die Korrekturmassnahmen in die nächste Zielplanung einfliessen (Agicap).

Wer den Vergleich mit gleichbleibenden Kennzahlen und derselben Periodenabgrenzung durchführt, erhält aus der Buchhaltung eine Steuerungsgrundlage statt einer nachträglichen Dokumentation.

Voraussetzung sind aufgelöste stille Reserven und nach Geschäftsbereichen getrennte Werte, wie es soha-treuhand für eine controllingtaugliche Buchhaltung verlangt.