Kennzahlen für Schweizer KMU: Auswählen, berechnen und für Entscheide nutzen

Kennzahlen als Steuerungsinstrument im KMU-Alltag

Finanzkennzahlen verdichten die Zahlen des Rechnungswesens zu wenigen Grössen. Sie zeigen, ob ein Betrieb profitabel arbeitet, finanziell solide dasteht und über genügend Liquidität verfügt.

Diese Fragen beschäftigen KMU-Verantwortliche jedes Geschäftsjahr – meist zwischen Auftragsabwicklung, Personalplanung und Kundenbetreuung.

Zu den wichtigsten Finanzkennzahlen für Schweizer KMU gehören die EBITDA-Marge, die EBIT-Marge, die Eigenkapitalrendite (ROE), die Umsatzrendite, der Liquiditätsgrad 1 und der Cashflow. Die Rentabilitätskennzahlen beantworten die Frage, wie viel pro Franken Umsatz oder pro Franken eingesetztem Kapital verdient wird; der Liquiditätsgrad 1 ist die strengste Liquiditätskennzahl.

Die Berechnung folgt bei jeder Kennzahl demselben Muster: zwei Werte aus Erfolgsrechnung, Bilanz oder Geldflussrechnung ins Verhältnis setzen und mit 100 multiplizieren.

Der Nutzen liegt nicht in der Zahl selbst, sondern in der Entscheidung, die sie ermöglicht: Preise anpassen, Kosten senken, Investitionen aufschieben oder vorziehen, Wachstum bremsen oder beschleunigen. Eine Kennzahl, die keine Handlung auslöst, ist eine Zahl zu viel.

Nicht das Rechnen ist für viele KMU die Herausforderung, sondern das Auswählen, das regelmässige Erheben und das richtige Interpretieren.

Wenige, dafür die richtigen Kennzahlen auswählen

Kennzahlen oder KPI (Key Performance Indicators) sollen abbilden, was für die Steuerung des Unternehmens relevant ist – nicht mehr und nicht weniger. Eine lange Liste wirkt gründlich, doch meist wird keine einzige Zahl konsequent verfolgt.

Besser ist eine kleine, thematisch geordnete Auswahl. Rentabilitätskennzahlen beantworten, wie profitabel das Unternehmen arbeitet; Liquiditätskennzahlen zeigen, ob die Zahlungsfähigkeit jederzeit gesichert ist.

Ergänzend lohnt sich ein Blick auf Umsatzentwicklung und Auftragslage.

Eine überschaubare Auswahl hat sich bewährt. Entscheidend ist, dass Sie jede Kennzahl regelmässig erheben können: Liegen die nötigen Buchhaltungszahlen rechtzeitig vor, wer berechnet sie, wo wird das Ergebnis festgehalten?

Kennzahlen, die nur mit erheblichem manuellem Aufwand oder gar nicht ermittelbar sind, bleiben auf dem Papier.

Die Auswahl muss zu Branche und Geschäftsmodell passen.

Ein kapitalintensiver Betrieb mit Maschinenpark und Fahrzeugen achtet stärker auf die Abschreibungen als ein Dienstleistungsunternehmen. Ein Betrieb mit hohen Lagerbeständen muss die gebundenen Mittel genauer beobachten als ein Handwerksbetrieb, der auftragsbezogen einkauft.

Wer nur eine einzige Kennzahl verfolgt, verliert entweder die Profitabilität oder die Zahlungsfähigkeit aus dem Blick. Aus jeder Themengruppe gehört deshalb mindestens eine Zahl in die laufende Auswertung.

Die Kennzahlen speisen sich aus drei Berichten: Erfolgsrechnung, Bilanz und Geldflussrechnung. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob alle drei Auswertungen rechtzeitig vorliegen und in gleichbleibender Form erstellt werden.

Die Zahlen stammen aus der Buchhaltung nach Schweizer Regeln: Ob nach den Regeln der vereinfachten Buchführung oder in einem komplexeren Setup gearbeitet wird, moderne Buchhaltungssoftware stellt Erfolgsrechnung, Bilanz und Geldflussrechnung bereit, ohne dass jede Auswertung von Hand erstellt werden muss.

Für jede ausgewählte Kennzahl halten Sie schriftlich fest, wie sie berechnet wird, welchen Zweck sie erfüllt und welcher Zielwert angestrebt wird. Diese kurze Definition schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass die Zahl über die Jahre gleich berechnet wird – nur so sind Zeitvergleiche aussagekräftig.

Rentabilität messen: von der EBITDA-Marge bis zur Umsatzrendite

Rentabilitätskennzahlen zeigen, wie profitabel ein Unternehmen arbeitet: wie viel pro Franken Umsatz oder pro Franken eingesetztem Kapital verdient wird. Vier Kennzahlen decken dieses Feld für die meisten KMU ausreichend ab: EBITDA-Marge, EBIT-Marge, Eigenkapitalrendite und Umsatzrendite.

Die Berechnung erfolgt als Verhältnis, multipliziert mit 100: EBITDA-Marge = EBITDA geteilt durch Umsatz; EBIT-Marge = EBIT geteilt durch Umsatz. Eigenkapitalrendite = Gewinn geteilt durch Eigenkapital; Umsatzrendite = Endergebnis nach allen Kosten, Zinsen und Steuern geteilt durch Umsatz.

Die EBITDA-Marge ist die wohl meistgenutzte Profitabilitätskennzahl. Sie stellt das EBITDA – das Betriebsergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen – dem Umsatz gegenüber und wird in Prozent ausgedrückt. Sie zeigt, wie viel Prozent vom Umsatz vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen im Unternehmen bleiben, und gilt als klarer Indikator für die operative Ertragskraft.

Die EBIT-Marge berücksichtigt – anders als die EBITDA-Marge – auch die Abschreibungen. Sie liefert damit ein realistischeres Bild der operativen Profitabilität, gerade bei kapitalintensiven Unternehmen.

Der Vergleich beider Margen zeigt, wie stark Investitionen und Abschreibungen das Ergebnis belasten: Liegen EBITDA- und EBIT-Marge weit auseinander, ist viel Kapital gebunden, das über den Umsatz verdient werden muss.

Die Eigenkapitalrendite (ROE) verknüpft Erfolgsrechnung und Bilanz: Sie stellt den Gewinn dem eingesetzten Eigenkapital gegenüber und zeigt, wie viel Gewinn pro Franken Eigenkapital erwirtschaftet wird. Für Eigentümerinnen und Eigentümer sowie für Investoren ist sie zentral, macht sie doch sichtbar, ob sich der Einsatz des eigenen Kapitals lohnt – auch gegenüber alternativen Anlagen.

Die Umsatzrendite zeigt das Endergebnis nach allen Kosten, Zinsen und Steuern, wiederum als Anteil am Umsatz. Sie ist die umfassendste Profitabilitätskennzahl und lässt sich in einem Satz erklären: So viel bleibt vom Umsatz übrig. Weil sie sich leicht kommunizieren lässt, eignet sie sich als Bezugsgrösse für Branchenwerte.

Die Werte für die Rechnung stehen in zwei Berichten: Umsatz, EBITDA, EBIT und Gewinn in der Erfolgsrechnung, das Eigenkapital in der Bilanz. Notieren Sie die Zahlen, teilen Sie sie wie beschrieben und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

Die Erfolgsrechnung baut sich in wenigen Schritten auf: Umsatz minus Warenaufwand ergibt den Bruttogewinn, minus Betriebsaufwand den Betriebsgewinn, minus Zinsen und Steuern den Reingewinn. Jede dieser Grössen lässt sich in eine Kennzahl übersetzen.

Schweizer Besonderheiten schlagen auf die Rechnung durch: AHV/IV/EO-Beiträge werden als Aufwand erfasst und mindern den Gewinn. Die Steuerlast hängt zudem vom Standort ab, weil Bund, Kanton und Gemeinde je eigene Steuern erheben.

Eine einzelne Zahl ohne Vergleichsmassstab sagt wenig aus. Erst der Abstand zur Vorperiode, zum Budget, zum langjährigen Mittel und – wo verfügbar – zu Branchenwerten zeigt, ob Handlungsbedarf besteht.

Liquidität sichern: Zahlungsfähigkeit im Blick behalten

Liquidität entscheidet über das kurzfristige Überleben eines Unternehmens. Auch profitable Betriebe geraten in Krisen, wenn Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden können – wegen langer Zahlungsfristen der Kundschaft, der Vorfinanzierung von Material oder unerwarteter Ausgaben.

Rentabilität und Liquidität sind daher zwei getrennte Betrachtungen, und beide sind nötig.

Der Liquiditätsgrad 1 wird auch Cash Ratio genannt und ist die strengste Liquiditätskennzahl. Er stellt Kasse, Bankguthaben und allenfalls sofort realisierbare Wertschriften den kurzfristigen Schulden gegenüber. Als Formel: Kasse plus Bankguthaben plus sofort realisierbare Wertschriften, geteilt durch die kurzfristigen Schulden, multipliziert mit 100.

Als Orientierung dient der Vergleich mit der Vorperiode und dem angestrebten Zielwert. Liegt der Liquiditätsgrad 1 unter dem angestrebten Niveau, kann das ein Hinweis auf Handlungsbedarf sein; ob und wie stark, hängt vom Geschäftsmodell, den Zahlungsfristen und der übrigen Liquiditätsplanung ab.

Drei Liquiditätskennzahlen geben den Überblick. Die weiteren Liquiditätsgrade beziehen zusätzliche Positionen des Umlaufvermögens ein, etwa Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Vorräte, und sind dadurch weniger streng. Je nach Geschäftsmodell sind sie unterschiedlich aussagekräftig: Forderungen aus Rechnungen an Grosskunden lassen sich zuverlässiger einschätzen als schwer verkäufliche Lagerbestände.

Neben der Kennzahl lohnt sich in der Praxis eine rollende Liquiditätsplanung über die nächsten Monate, die erwartete Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt. Sie zeigt frühzeitig, ob ein Engpass droht, und erlaubt rechtzeitige Massnahmen: schnelleres Mahnwesen bei offenen Rechnungen, Vereinbarung von Zahlungszielen mit Lieferanten oder gestaffelte Investitionen.

Für das Mahnwesen offener Rechnungen gibt es standardisierte Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen. Sie beschleunigen den Zahlungseingang, ohne dass jede Erinnerung neu formuliert werden muss.

Die Geldflussrechnung beantwortet die Frage, ob ein schwacher Monat überstanden werden kann oder ob überfällige Rechnungen einzutreiben sind; der Cashflow steht für diese Zahlungsströme. Steuerrücklagen und die Planung von Quartalsraten gehören in dieselbe Planung, damit die Steuerrechnung nicht zum Engpass wird.

Eine dauerhaft sehr hohe Liquidität bindet indes Kapital, das im Betrieb oder in der Tilgung besser eingesetzt wäre.

Vorteile und Nachteile von Liquiditätsgrad 1 im KMU-Alltag

Ein Kennzahlen-Cockpit aufbauen und regelmässig auswerten

Ein Kennzahlen-Cockpit fasst die ausgewählten Kennzahlen übersichtlich zusammen, sodass Entwicklungen und Abweichungen ohne langes Suchen erkennbar sind, und unterstützt so die Unternehmenssteuerung. Entscheidend ist, dass die Kennzahlen regelmässig erhoben und ausgewertet werden – ein Cockpit, das nur einmal im Jahr hervorgeholt wird, verliert seinen Nutzen.

Bewährt hat sich eine einfache Tabelle mit denselben Spalten für alle ausgewählten Kennzahlen: aktuelle Periode, Vorperiode oder Vorjahr, Plan- beziehungsweise Zielwert, Abweichung in absoluten Werten und in Prozent sowie eine kurze Beurteilung. Diese Beurteilung ist der wichtigste Teil des Cockpits, hält sie doch fest, ob eine Abweichung zufällig, saisonal bedingt oder Ausdruck einer echten Veränderung ist.

Als Werkzeug genügt zunächst eine Tabelle in Excel; ERP- oder BI-Lösungen lohnen sich erst, wenn Datenqualität und klare Verantwortlichkeiten geklärt sind. Kennzahlen sind einheitlich zu definieren, sonst entstehen widersprüchliche Auswertungen.

Der Erhebungsrhythmus richtet sich nach Aussagekraft und Verfügbarkeit der Daten. Grössen, die stark schwanken und kurzfristig steuerbar sind – Liquidität, Umsatz oder Auftragsbestand –, werden häufiger überprüft. Rentabilitätskennzahlen lassen sich in grösseren Abständen sinnvoll beurteilen, weil sich Abschreibungen und Kostenstrukturen nur langsam verändern.

Damit Vergleiche aussagekräftig bleiben, muss die Berechnung stabil sein. Halten Sie Definition, Datenquelle und Berechnungsweg jeder Kennzahl schriftlich fest und ändern Sie diese nicht, ohne die Anpassung zu dokumentieren. Bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware oder des Kontenrahmens prüfen Sie, ob die Kennzahlen weiterhin nach derselben Logik berechnet werden können.

Business Intelligence (BI) verdichtet Rohdaten aus verschiedenen Quellen zu steuerungsrelevanten Informationen. Visualisierungen zeigen verdichtete Werte, Details erscheinen erst auf der Drill-down-Ebene. Voraussetzung bleiben Datenqualität, einheitliche Definitionen und klare Verantwortlichkeiten.

Im Fokus steht die strukturierte Verknüpfung von Ist- und Soll-Werten. Rohdaten werden über einen ETL-Prozess bereinigt und strukturiert; ein konsistentes Datenmodell – etwa ein Sternschema für Soll-Ist- und Budgetanalysen – sorgt für Wiederverwendbarkeit und Konsistenz der Auswertungen.

Schritte zur Aufstellung eines Kennzahlen-Cockpits

Von der Zahl zum Entscheid

Kennzahlen liefern Faktoren für das Controlling und dienen als Grundlage für die Entscheidungsfindung. Entscheidend ist der Schritt von der Auswertung zur Handlung: Wer eine Abweichung feststellt, muss sie interpretieren und daraus konkrete Massnahmen ableiten.

Bei einer Abweichung lohnt sich eine Ursachenanalyse, bevor gehandelt wird. Wurde das Umsatzwachstum von tieferen Preisen oder von mehr Volumen getragen? Sind die Materialkosten gestiegen, weil die Einkaufspreise höher sind, weil mehr Ausschuss angefallen ist oder weil sich der Produktemix verschoben hat? Erst wenn die Ursache bekannt ist, lässt sich die richtige Massnahme wählen – Preis-, Kosten-, Einkaufs- oder Prozessmassnahmen wirken an ganz unterschiedlichen Stellen.

Aus den Kennzahlen lassen sich typische Handlungsfelder ableiten: Bei sinkender Umsatzrendite prüfen Sie Preise und Kostenstruktur, bei einem Liquiditätsgrad 1 unter dem angestrebten Niveau die Zahlungsfristen und das Mahnwesen für offene Rechnungen, bei schwacher Eigenkapitalrendite die Kapitalbindung und die Investitionsplanung. Halten Sie in jedem Fall fest, wer welche Massnahme bis wann umsetzt und wie deren Wirkung überprüft wird.

Wer seine tatsächliche Gewinnmarge kennt, legt Preise selbstbewusster fest und erkennt, welche Angebote die beste Rendite bringen. Damit wird die Rentabilitätskennzahl zur Grundlage der Offerte, die auf dem Tisch liegt.

Behalten Sie die Grenzen im Blick: Kennzahlen beschreiben die Vergangenheit. Ergänzen Sie sie mit dem Auftragsbestand, der Einschätzung der Kundschaft und dem Wissen der Mitarbeitenden. Ein Cockpit ersetzt das unternehmerische Urteil nicht – es macht es besser begründbar.

Von der Kennzahl zur Entscheidung: Schritt-für-Schritt-Anleitung