QR-Rechnung im KMU: Aufbau, Zustellung und Ablage

Zahlteil, Empfangsschein und Swiss QR Code: der Aufbau

Eine QR-Rechnung besteht aus drei Elementen: dem Rechnungsschreiben mit den Rechnungspositionen, dem Zahlteil mit dem Swiss QR Code und dem Empfangsschein. Rechnungsschreiben und Zahlteil mit QR-Code und Empfangsschein können auf einer Seite beziehungsweise einem Blatt oder auf separaten Blättern stehen. In beiden Fällen muss der Zahlteil mit QR-Code und Empfangsschein am unteren Ende der Seite platziert werden (PostFinance).

Sämtliche Zahlungsinformationen stehen digital im Swiss QR Code und zusätzlich in Klarschrift. So kann die zahlende Person die Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe kontrollieren und die Zahlung bei Bedarf manuell erfassen (SIX).

Der Swiss QR Code trägt ein Schweizer Kreuz als Erkennungsmerkmal (SIX). Er enthält unter anderem Informationen zum Zahlungsempfänger, zur zahlungspflichtigen Person, den Rechnungsbetrag und die Währung (PostFinance) sowie die IBAN, die Referenznummer und die Adressdaten von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger (Projektron).

Die QR-Rechnung ist perforiert: Der Zahlteil mit dem Empfangsschein lässt sich von der Rechnung abtrennen und am Postschalter bezahlen, oder er wird mit einem Zahlungsauftrag per Post an die Bank geschickt (SIX). Ausgestellt werden darf sie in Schweizer Franken oder Euro. Das Währungskürzel muss links vor der Betragsangabe beziehungsweise dem Betragsfeld auf dem Zahlteil und auf dem Empfangsschein aufgedruckt sein (PostFinance).

QR-IBAN, IBAN oder Creditor Reference: die passende Variante wählen

PostFinance unterscheidet drei Arten von QR-Rechnungen. Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz ist für Inlandzahlungen in der Schweiz und in Liechtenstein vorgesehen; die Referenz darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen (PostFinance).

Ohne Referenz kommt die QR-Rechnung mit IBAN aus. Soll die Zahlung eine Referenz tragen, die auch grenzüberschreitend verwendbar ist, ist die Creditor Reference die passende Variante. Die auch Structured Creditor Reference (SCOR) genannte Referenz beginnt mit den Buchstaben «RF», gefolgt von 5 bis 25 Zeichen, entspricht dem internationalen Standard ISO 11649 und kann somit auch für den internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden (PostFinance).

Die QR-Referenz besteht aus 26 Zahlen und endet mit einer Prüfziffer, die nach dem Modulo-10-Verfahren berechnet wird; sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN (Raiffeisen). Eine Rechnung mit QR-IBAN sorgt dafür, dass bei jeder Zahlung zwingend eine QR-Referenz erfasst wird (Raiffeisen), was dem Rechnungssteller die Zuordnung des Eingangs erleichtert.

Zusätzlich lässt sich eine unstrukturierte Mitteilung von bis zu 140 Zeichen mitgeben, zum Beispiel für interne Hinweise oder ergänzende Angaben zur Zahlung (Raiffeisen). Für die Wahl im KMU ergibt sich daraus eine einfache Regel.

Bei Inlandrechnungen, deren Eingänge einzeln zugeordnet werden müssen, ist die Kombination QR-IBAN mit QR-Referenz der direkteste Weg. Genügt die blosse Gutschrift auf dem Konto, reicht die IBAN ohne Referenz. Richtet sich die Rechnung auch an Kundschaft im Ausland oder lautet sie auf Euro, kommt die Creditor Reference in Frage.

Vergleich der QR-Rechnungsvarianten für KMU

Neue Vorgaben seit November 2025: strukturierte Adresse und Sonderzeichen

Seit dem 22. November 2025 gelten neue Vorgaben für die QR-Rechnung. An diesem Datum trat die Version 2.3 der Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung in Kraft (SIX). Die wichtigsten Anpassungen sind die Einführung der strukturierten Adresse – die Aufteilung der Adresse im Swiss QR Code in einzelne Elemente – und die Einführung von zusätzlichen Umlauten und Sonderzeichen (SIX).

Die Einführung der strukturierten Adresse (Adresstyp «S») bleibt gemäss SIX für November 2026 vorgesehen. Die Version 2.4 der Implementation Guidelines QR-Rechnung ist ab dem 14. November 2026 gültig (SIX).

Ein Fachbeitrag von Projektron hält fest, dass spätestens ab dem 30. September 2026 bei unstrukturierten Adressen das Risiko von Rückweisungen steigt. Die Version 2.4 bringt ab November 2026 vor allem für Euro-Rechnungen weitere Einschränkungen.

Die Adressdaten der Rechnungsempfänger liegen künftig nicht mehr als zusammenhängende Zeilen vor, sondern müssen in einzelne Elemente wie Name, Adresszeile, Postleitzahl und Ort aufgeteilt werden. Das bedingt Anpassungen bei der Rechnungsstellung, in den Adressstammdaten und in der Rechnungssoftware. SIX stellt dazu eine Reihe von Merkblättern für die verschiedenen Anspruchsgruppen bereit, daneben Spezifikationen, ein Validierungsportal und ein Download Center. Die Guidelines richten sich primär an Rechnungssteller, gelten aber auch für Finanzinstitute, Softwareentwickler und weitere Marktteilnehmer (SIX).

Wichtige Termine für die Umstellung auf strukturierte Adressen

Zustellung: gedruckt, als PDF oder über eBill

Empfangen werden QR-Rechnungen postalisch oder in digitaler Form, als PDF per E-Mail oder medienbruchsfrei via eBill (PostFinance). Bezahlt wird über alle gängigen Kanäle. Im E-Banking oder per Mobile Banking gilt das Muster scannen, prüfen, freigeben. Möglich sind auch ein Vergütungsauftrag, der Bank- oder Postschalter, ein Dauerauftrag oder die direkte Auslösung aus einer Buchhaltungs- oder ERP-Software über Zahlungsvorlagen auf Basis der QR-Rechnung (Raiffeisen, PostFinance).

Rechtlich ist die QR-Rechnung nicht vorgeschrieben. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (Seco) hält fest, dass das Schweizer Recht keinen Einzahlungsschein mit QR-Code vorschreibt. Verlangt wird, dass ein Shop den Käuferinnen und Käufern jene Angaben liefert, die notwendig sind, um die Zahlung zu tätigen – eine IBAN beispielsweise. Für mehrwertsteuerpflichtige Anbieter ergeben sich gewisse weitere Bestimmungen aus dem Mehrwertsteuergesetz (SRF Espresso).

Einzahlungen am Postschalter sind auch ohne QR-Rechnung möglich, sowohl in Filialen der Post als auch bei Partnern, sofern die zahlende Person alle Zahlungsdaten wie IBAN, Kontobezeichnung und Referenznummer dabei hat (SRF Espresso).

Der Entscheid für die QR-Rechnung ist eine Frage der Kundenfreundlichkeit und der internen Effizienz, nicht eine Pflicht. Ein Kunde eines Onlineshops beschwerte sich beim SRF-Konsumentenmagazin «Espresso».

Die Rechnung enthielt nur eine IBAN und einige weitere Zahlungsangaben; ohne Einzahlungsschein musste im E-Banking die lange IBAN eingetippt werden. Das Unternehmen kündigte an, künftig Rechnungen mit QR-Code zu verschicken, und führt diese Lösung seit November 2025 schrittweise ein.

Prozess der Zahlungsauslösung mit QR-Rechnung

Belege richtig ablegen und Zahlungseingänge zuordnen

Bei der gedruckten QR-Rechnung kann der Rechnungsempfänger den Zahlteil mit dem Empfangsschein entlang der Perforation von der Rechnung abtrennen. Er kann ihn am Postschalter bezahlen oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an die Bank schicken (SIX).

Digital gehört jede Rechnung strukturiert abgelegt, idealerweise direkt in der Buchhaltungs- oder ERP-Lösung. Die Referenz erlaubt die eindeutige Zuordnung des Zahlungseingangs. Alle Zahlungsdaten sind im QR-Code integriert und lassen sich automatisch verarbeiten.

Raiffeisen nennt als Vorteile die automatisierte Erfassung der Zahlungseingänge, effizient gesteuerte Zahlungsprozesse, deutlich reduzierte Kosten und Aufwand, flexiblen Rechnungsversand und -empfang sowie die transparente Zuordnung der Debitoren. Wer Zahlungen aus dem eigenen System auslöst, richtet die Zahlungsvorlagen auf Basis der QR-Rechnung ein (Raiffeisen).

eBill kommt ohne manuelle Ablage aus: Die Rechnung liegt direkt im E-Banking, also dort, wo sie auch bezahlt wird – kein Papier, keine E-Mails. Geprüft und freigegeben wird mit wenigen Klicks (Raiffeisen). PostFinance beschreibt denselben Kanal als medienbruchfreien Empfang.

Vorteile der QR-Rechnung für KMU

Was KMU bei der Umstellung prüfen sollten

Legen Sie die passende Variante und Referenzart fest: QR-IBAN mit QR-Referenz für Inlandzahlungen, IBAN ohne Referenz oder Creditor Reference nach ISO 11649 für den internationalen Verkehr. Bereiten Sie die Adressdaten der Rechnungsempfänger für die strukturierte Adresse in einzelne Elemente auf.

Aktualisieren Sie Rechnungssoftware und Vorlagen auf die gültige Version der Implementation Guidelines. Legen Sie Zustellkanäle (Post, PDF, eBill) und den Ablageprozess fest. Regeln Sie den Abgleich der Zahlungseingänge mit der Buchhaltung über die Referenz.

Der Nutzen für das KMU liegt bei den Prozessen: automatisierte Erfassung der Zahlungseingänge, weniger manuelle Arbeit, tiefere Kosten und Aufwand (Raiffeisen). Dazu kommen verbesserte Sicherheit und ein reibungsloserer Finanzprozess, weil alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar im Swiss QR Code vorliegen (SIX).

Checkliste: Umstellung auf QR-Rechnung im KMU