Arbeitszeit im KMU: Pausen, Überstunden und Sonntagsarbeit

Arbeitszeit im KMU: die wichtigsten Spielregeln auf einen Blick

Das Arbeitsgesetz (ArG, in Kraft seit 1966) enthält zwingende Vorschriften für Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Es regelt Pausen als Arbeitsunterbrechung, die tägliche Ruhezeit zwischen Arbeitstagen, die wöchentliche Höchstarbeitszeit, Überstunden, Überzeit sowie Sonntags- und Nachtarbeit. Wer diese Begriffe vermischt, rechnet falsch ab: Überstunden und Überzeit folgen unterschiedlichen Regeln und haben unterschiedliche Rechtsfolgen.

Zwischen zwei Arbeitstagen liegt die tägliche Ruhezeit in der Regel bei elf Stunden. Bei erwachsenen Arbeitnehmenden ist einmal pro Woche eine Ausnahme möglich; im Durchschnitt von zwei Wochen muss die elfstündige Unterbrechung von Arbeitstag zu Arbeitstag aber eingehalten werden.

Ausgeglichene Arbeits- und Ruhezeiten sind laut SECO Teil des Gesundheitsschutzes: Sie verhindern Übermüdungserscheinungen und müdigkeitsbedingte Unfälle und sichern den Arbeitnehmenden ein soziales Leben, etwa den Sonntag als Ruhetag. Artikel 22 ArG verbietet es ausdrücklich, Ruhezeiten vertraglich durch eine Sonderzahlung oder eine andere Vergünstigung zu reduzieren oder zu kompensieren.

Gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten in der Schweiz

Pausen richtig ansetzen: Dauer, Bezahlung und Sonderfälle

Artikel 15 ArG staffelt die Mindestpausen nach der täglichen Arbeitszeit. Bis 5,5 Stunden gilt keine Pausenpflicht. Bei mehr als 5,5 Stunden sind mindestens 15 Minuten zu gewähren, bei mehr als 7 Stunden mindestens 30 Minuten und bei mehr als 9 Stunden mindestens 60 Minuten. Pausen über einer halben Stunde dürfen aufgeteilt werden; die Mittagspause dauert mindestens 30 Minuten. Grundsätzlich sind Pausen in der Mitte der Arbeitszeit zu gewähren.

Ob eine Pause bezahlt wird, hängt davon ab, ob sie als Arbeitszeit gilt. Normalerweise ist das nicht der Fall: Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und müssen nicht entlöhnt werden. Nach Artikel 15 Absatz 2 ArG gelten sie jedoch als Arbeitszeit, wenn sie am Arbeitsplatz verbracht werden müssen – etwa wegen Telefonbereitschaft oder Maschinenaufsicht. Wer die Pause freiwillig am Arbeitsplatz verbringt, leistet keine Arbeitszeit. Typischer Fall: Ein Anlagen- und Apparatebauer betreut eine neu angeschaffte Maschine während deren erstem, dringendem Einsatz mit wachem Auge und verbringt die Mittagspause bei der Maschine; diese Pause wird als Arbeitszeit angerechnet.

In der Praxis schlägt sich das vor allem beim Stundenlohn nieder: Diese Mitarbeitenden müssen während der Pause ausstempeln. Eine bezahlte Pause kann der Arbeitgeber vertraglich gewähren, verpflichtet ist er dazu nicht. Kaffee- und Raucherpausen sind Ausnahmen von der Regel und damit nicht mit den gesetzlichen Pausen nach Artikel 15 ArG gleichzusetzen.

Schritte zur korrekten Pausenregelung nach Schweizer Arbeitsrecht

Überstunden oder Überzeit? Der Unterschied und was er für die Lohnabrechnung bedeutet

Überstunden sind Arbeitsstunden über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus; nach Artikel 321c Absatz 1 OR gilt dasselbe für eine im GAV festgelegte Arbeitszeit. Überzeit liegt vor, wenn die gesetzliche wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird. Sie beträgt 45 Stunden pro Woche für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, Büropersonal, technisches und anderes Personal sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels; für alle übrigen gilt eine Grenze von 50 Stunden. Die vertraglich übliche Normalarbeitszeit liegt in der Schweiz bei 40 bis 44 Stunden pro Woche. GAV dürfen die gesetzlichen Werte zugunsten der Arbeitnehmenden senken, etwa auf 42 oder 40 Wochenstunden.

Arbeitnehmende schulden grundsätzlich nur das vertraglich vereinbarte Pensum und sind nur ausnahmsweise zu Überstunden verpflichtet. Voraussetzung ist, dass die Überstunden notwendig sind – etwa weil eine dringende Frist eingehalten werden muss und keine Aushilfen zur Verfügung stehen –, dass die Person weder körperlich noch psychisch überlastet ist, dass die Anforderungen zumutbar sind und dass das Arbeitsgesetz, insbesondere die maximale Wochenarbeitszeit, eingehalten wird. Überzeit ist nur ausnahmsweise und nur soweit zulässig, als andere Massnahmen nicht zumutbar sind; sie setzt ausserordentliche Situationen voraus.

Abzugelten sind Überstunden, die der Arbeitgeber ausdrücklich angeordnet hat. Dasselbe gilt für Überstunden, die nicht ausdrücklich angeordnet wurden, aber notwendig waren oder nach Treu und Glauben als notwendig betrachtet werden konnten. Die Abgeltung erfolgt mit einem um mindestens 25 Prozent höheren Lohn, mit Freizeitausgleich von mindestens gleicher Dauer oder in einer anderen vertraglich vereinbarten Form. Eine schriftliche Vereinbarung kann die Abgeltung von Überstunden ausschliessen; bei Überzeit ist die Abgeltung dagegen in den meisten Fällen verpflichtend. Je nach Branche und GAV können die Zuschläge für Arbeit an Wochenenden, bei Nachtarbeit und an Feiertagen 50 oder 100 Prozent betragen.

Überstunden vs. Überzeit: Unterschiede im Schweizer Arbeitsrecht

Sonntags- und Nachtarbeit: Verbot, Ausnahmen und Bewilligungen

Nach Artikel 18 ArG ist die Beschäftigung von Arbeitnehmenden zwischen Samstag 23 Uhr und Sonntag 23 Uhr verboten. Nacht- und Sonntagsarbeit sind in der Schweiz grundsätzlich verboten; gewisse Sektoren sind vom Verbot ausgenommen, andere können eine Bewilligung beantragen. Für ein KMU heisst das: Wer Sonntagsarbeit braucht, stützt sich entweder auf eine sektorielle Ausnahme oder auf eine Bewilligung. Ohne das eine oder andere ist der Einsatz unzulässig, selbst wenn die Betroffenen einverstanden sind oder einen Zuschlag erhalten.

Arbeit von 6 bis 20 Uhr gilt als Tagesarbeit, Arbeit von 20 bis 23 Uhr als Abendarbeit. Die Zeit von 6 bis 23 Uhr, also 17 Stunden, ist bewilligungsfrei. Abendarbeit darf der Arbeitgeber allerdings erst einführen, nachdem er die Arbeitnehmenden angehört hat. Beginn und Ende der betrieblichen Tages- und Abendarbeitszeit können zwischen 5 und 24 Uhr anders festgelegt werden, wenn die Mehrheit der betroffenen Arbeitnehmenden zustimmt; auch dann beträgt die betriebliche Tages- und Abendarbeitszeit höchstens 17 Stunden.

Für einzelne erwachsene Arbeitnehmende müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit einschliesslich Pausen und allfälliger Überzeit innerhalb von 14 Stunden liegen. Nach Abzug der Pausen bleiben höchstens 12,5 Stunden effektive Arbeit pro Tag (Artikel 10 Absatz 3 ArG). Wer im KMU spätabends aushelfen lässt und am nächsten Morgen früh wieder einteilt, kollidiert mit diesen Grenzen und mit der täglichen Ruhezeit von elf Stunden.

Arbeitszeiterfassung und Übertragung von Über- und Minusstunden

Minusstunden entstehen, wenn Arbeitnehmende weniger leisten als die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit. Ob sie nachzuleisten sind, hängt vom Verschulden ab: Selbstverschuldete Minusstunden müssen innerhalb eines vereinbarten Zeitraums nachgearbeitet oder, falls vertraglich festgehalten, mit dem Lohn verrechnet werden. Hat der Arbeitgeber die Minusstunden zu verschulden, sind sie nach Artikel 324 OR nicht nachzuleisten; die Betroffenen müssen diese Stunden also nicht nachholen.

Für die Übertragung von Überstunden ins neue Jahr gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Vorgabe. Der Übertrag hängt deshalb von der internen Regelung des Betriebs und von Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, in einem Reglement oder im GAV ab; Arbeitgeber und Arbeitnehmende haben hier Spielraum. Eine schriftliche Regelung ist sinnvoll, weil sie Unklarheiten bei Saldo, Verfall und Auszahlung vermeidet.

Grundlage beider Themen ist eine nachvollziehbare Zeiterfassung. Arbeits- und Pausenzeiten sind im Schweizer Arbeitsrecht strikt geregelt; aus der täglichen Arbeitszeit leiten sich Pausenanspruch, Überzeit und Zuschläge ab. Eine Zeiterfassungssoftware oder eine einfache Excel-Vorlage genügt als Nachweis, wann gearbeitet und wann Pause bezogen wurde – bei Stundenlohn zusätzlich mit Ausstempeln während der Pausen.

Was KMU im Arbeitsvertrag oder Reglement festhalten sollten

Schriftlich geregelt gehören: die Pausenregelung mit Dauer, Lage, allfälliger Aufteilung und der Frage, welche Pausen bezahlt sind; die Zeiterfassung und wer sie kontrolliert; wer im Betrieb Überstunden anordnen darf und wie sie kompensiert werden – Freizeit gleicher Dauer, Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent oder eine andere vertraglich vereinbarte Form; ob die Abgeltung von Überstunden durch eine schriftliche Ausschlussvereinbarung wegbedungen wird; der Umgang mit Überzeit, die sich nicht auf dieselbe Weise ausschliessen lässt; sowie der Umgang mit Sonntags- und Nachtarbeit einschliesslich der Frage, ob eine sektorielle Ausnahme greift oder eine Bewilligung nötig ist.

Ein KMU, das einem GAV untersteht, muss dessen Regelungen prüfen: GAV dürfen die gesetzlichen Bestimmungen zugunsten der Arbeitnehmenden verbessern, etwa mit tieferen Wochenstunden oder höheren Zuschlägen. Umgekehrt gilt: Die gesetzlichen Mindestvorschriften dürfen nicht durch Sonderzahlungen oder andere Vergünstigungen umgangen werden. Artikel 22 ArG schliesst das für Ruhezeiten ausdrücklich aus.

Vorteile und Risiken einer schriftlichen Überstundenregelung im KMU

Kurz-Check für den KMU-Alltag

Pausen: Ab mehr als 5,5 Stunden 15 Minuten, ab mehr als 7 Stunden 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden 60 Minuten gewähren – und prüfen, ob eine Pause wegen Telefonbereitschaft oder Maschinenaufsicht als Arbeitszeit zu bezahlen ist.

Überstunden: nur anordnen, wenn sie notwendig, zumutbar und die Betroffenen nicht überlastet sind; anschliessend mit mindestens 25 Prozent Zuschlag, Freizeit gleicher Dauer oder gemäss vertraglicher Regelung abgelten.

Überzeit und Höchstarbeitszeit: 45 bzw. 50 Stunden pro Woche sowie 14 Stunden pro Tag einschliesslich Pausen und Überzeit einhalten; Zuschläge je nach Branche und GAV von 50 bis 100 Prozent berücksichtigen.

Sonntags- und Nachtarbeit: nur mit sektorieller Ausnahme oder Bewilligung; Abendarbeit erst nach Anhörung der Arbeitnehmenden einführen; tägliche Ruhezeit von elf Stunden sicherstellen.

Dokumentation: Arbeits-, Pausen- und Überzeitstunden laufend erfassen, Salden vor Jahresende bereinigen und schriftlich regeln, wie Über- und Minusstunden behandelt werden.

KMU-Checkliste: Arbeitszeiten, Pausen und Sonntagsarbeit