Indicatori
Durata dei debitori e solleciti: indicatori e fonti
I debitori sono clienti o partner commerciali che devono denaro all'azienda.
Durata dei debitori e gestione dei solleciti: due leve per la stessa questione
I debitori sono clienti o partner commerciali che devono denaro all'azienda. Nascono da fatture aperte e vengono contabilizzati nella contabilità come crediti verso clienti nell'attivo circolante. Le posizioni aperte vincolano capitale, non sono disponibili come mezzi liquidi e rappresentano una parte normale, ma da monitorare, della situazione finanziaria.
La gestione dei debitori comprende tutte le misure con cui le aziende monitorano i crediti aperti, controllano gli incassi e riducono i mancati pagamenti.
Due prospettive rispondono a domande diverse: la durata dei debitori condensa l'intero portafoglio crediti in una durata media, rendendo visibile il vincolo di capitale. La gestione dei solleciti esamina la singola posizione e mostra dove si bloccano i pagamenti. Entrambe le analisi richiedono dati aggiornati, chiare responsabilità e un approccio coerente.
Calcolare la durata dei debitori (Days Sales Outstanding)
La durata dei debitori, nota anche come Days Sales Outstanding (DSO), indica quanti giorni trascorrono in media tra l'emissione della fattura e l'incasso del pagamento. Si calcola dividendo il saldo medio dei crediti verso clienti per il fatturato giornaliero.
Il fatturato giornaliero deriva dai ricavi delle vendite più l'IVA, divisi per il numero di giorni del periodo. Solitamente si utilizzano 360 o 365 giorni. La base giornaliera deve rimanere costante all'interno di un'azienda e nel tempo, altrimenti i valori non sono comparabili.
Se si calcola senza IVA, un fatturato netto viene confrontato con un saldo dei crediti che include l'imposta. Il fatturato giornaliero risulta inferiore e l'indicatore risulta sistematicamente troppo alto.
Per il numeratore sono ammessi due metodi: la media tra il saldo iniziale e quello finale dei crediti oppure, in caso di saldi fortemente fluttuanti, una media mensile. Un puro valore alla data di chiusura dell'esercizio è l'opzione più debole, poiché dipende da singoli grandi pagamenti o da picchi di fatturato nell'ultimo mese.
Durata dei debitori: indicatori chiave in sintesi
- Formula di calcolo
- DSO = (Saldo medio dei debitori / Fatturato giornaliero) × Base giornaliera
- Base giornaliera tipica
- 360 o 365 giorni
- Raccomandazione per il numeratore
- Media tra saldo iniziale e finale oppure media mensile
- Voci da non considerare
- Acconti, crediti verso società collegate, posizioni inesigibili prima della cancellazione, crediti fiscali
Esempio di calcolo e insidie nella pratica
Un esempio di calcolo molto semplificato senza cifre di bilancio concrete: il saldo medio dei debitori viene diviso per il fatturato giornaliero.
Se il saldo medio dei crediti equivale a 30 volte il fatturato giornaliero, ne risulta una durata dei debitori di 30 giorni. Il valore diventa significativo solo nel confronto con il termine di pagamento concesso: con un obiettivo di 30 giorni, la clientela paga mediamente entro i termini; con un obiettivo di 10 giorni, emerge un chiaro ritardo.
Le insidie riguardano la scelta del periodo e la media. Per i valori trimestrali si moltiplica per 90 giorni invece che per 365; questo è più significativo di un singolo valore annuale in caso di fatturati fluttuanti, poiché le distorsioni dovute alla stagionalità diventano minori.
L'indicatore reagisce inoltre sensibilmente alle variazioni del fatturato: se il fatturato cresce fortemente senza che i crediti aumentino nella stessa proporzione, la durata dei debitori diminuisce dal punto di vista del calcolo, senza che vi sia stato alcun miglioramento nel processo.
Un'altra trappola è la delimitazione. Non fanno parte dei crediti verso clienti gli acconti, i crediti verso società collegate, le posizioni inesigibili prima della cancellazione e i crediti fiscali. Se il numeratore non è delimitato correttamente, l'indicatore diventa un numero casuale.
Vantaggi e rischi della durata dei debitori come indicatore
- VantaggiMostra il vincolo di capitale, permette il confronto nel tempo e tra reparti, aiuta nella definizione delle condizioni
- RischiSensibile alle fluttuazioni del fatturato, una delimitazione errata porta a distorsioni, forte dipendenza dalla stagionalità senza analisi trimestrale
Da dove provengono i numeri: bilancio, contabilità debitori, lista posizioni aperte
Il saldo per l'indicatore proviene dal bilancio rispettivamente dal conto annuale. Lì i crediti verso clienti figurano nell'attivo circolante; i debiti verso fornitori sono registrati nel passivo come debiti a breve termine.
Per le operazioni quotidiane, i numeri provengono dalla contabilità dei debitori e dalla lista delle posizioni aperte. Questa deve consentire in qualsiasi momento una panoramica aggiornata sulle fatture aperte, scadute e oltre termine. Particolarmente rilevante è l'analisi per anzianità, importo e segmento di clientela, poiché mostra quali crediti devono essere elaborati prioritariamente.
La cura dei dati decide sull'affidabilità: gli incassi devono essere attribuiti giornalmente, le note di credito e i pagamenti parziali devono essere contabilizzati correttamente e le fasi di sollecito devono essere aggiornate. Se mancano questi dati, né l'indicatore medio né il processo di sollecito forniscono risultati utilizzabili.
Rendere misurabile la gestione dei solleciti
Le grandezze di misura di un processo di sollecito sono l'importo e il numero di fatture scadute, la loro distribuzione per anzianità – ad esempio in fasce di 1–30, 31–60 e oltre 60 giorni di ritardo –, la loro quota sul totale delle posizioni aperte e la distribuzione sui segmenti di clientela. Questa strutturazione è la base per stabilire le priorità e riconoscere se gli arretrati si concentrano in singoli segmenti.
Il secondo asse di misurazione è l'incasso per fase di sollecito: quale quota delle posizioni viene pagata prima del primo sollecito, dopo il primo e dopo il secondo, e quali posizioni finiscono nella vera e propria gestione dei crediti? Il confronto delle stesse grandezze su diversi mesi mostra se i solleciti funzionano o se le fatture vengono saldate sempre più spesso solo dopo l'escalation.
Valori target rigidi per la quota di solleciti sono fuorvianti. Il numero di posizioni scadute dipende direttamente dai termini di pagamento concessi e dall'organizzazione della fatturazione; un'azienda con lunghi termini di pagamento ha inevitabilmente più posizioni nelle fasce di anzianità superiori. Significativi sono quindi l'andamento e il confronto con i propri termini di pagamento.
Passi per un monitoraggio efficace dei debitori
- Tenere aggiornata la lista delle posizioni aperteAttribuzione giornaliera degli incassi, delle note di credito e dei pagamenti parziali
- Monitorare e documentare le fasi di sollecitoTracciamento degli incassi per fase di sollecito (prima, dopo il 1°, dopo il 2° sollecito)
- Confronto con i propri termini di pagamentoVerifica se il DSO è superiore o inferiore all'obiettivo concesso
Settori e termini di pagamento come parametro di confronto
Non esiste una durata ottimale dei debitori valida per tutti; essa varia da azienda ad azienda e da settore a settore. Come orientamento vale quanto segue: per le aziende di e-commerce o al dettaglio, l'ideale è sotto i 30 giorni o addirittura intorno ai 14 giorni; per le aziende industriali può arrivare a 60 giorni o più. Il vero punto di riferimento sono i termini di pagamento che l'azienda concede ai suoi partner commerciali e clienti.
Per il controllo ciò significa: l'indicatore non viene confrontato con una media di settore, ma con il termine concesso e con il proprio andamento. Se la durata dei debitori supera il termine di pagamento medio concesso, la differenza mostra l'entità del ritardo; se è inferiore, una parte della clientela paga prima della scadenza, creando margine di manovra per la definizione delle condizioni.
Durata dei debitori e dei fornitori nel Cash Conversion Cycle
La durata dei debitori è solo un lato del vincolo di capitale. La durata dei fornitori indica quanto tempo impiega in media un'azienda per saldare i propri debiti. Solo nell'interazione con la durata delle scorte emerge il Cash Conversion Cycle, che mostra per quanto tempo il capitale è vincolato dall'acquisto fino all'incasso.
I due indicatori agiscono in direzioni opposte: un termine di pagamento più lungo per i clienti aumenta la durata dei debitori, un termine più lungo dai fornitori aumenta la durata dei fornitori e alleggerisce la liquidità. Chi ottimizza solo un lato sposta il problema invece di risolverlo. Soprattutto nelle piccole e medie imprese mancano spesso indicatori definiti esplicitamente per la gestione del capitale circolante, con cui misurare le prestazioni e verificare l'attuazione.
Sviluppo della durata dei debitori nel Cash Conversion Cycle
- 1. Consegna / PrestazioneEmissione della fattura – inizio della durata dei debitori
- 2. Termine di pagamentoIl cliente paga entro il termine concordato (ad es. 30 giorni)
- 3. IncassoIl capitale viene liberato – fine della durata dei debitori
- 4. Collegamento con la durata dei fornitoriTermini di pagamento più lunghi dai fornitori aumentano la durata dei fornitori e alleggeriscono la liquidità
Rischio di insolvenza, perdite su crediti e misure per la riduzione
La gestione dei debitori inizia prima della prima fattura. Prima di concedere termini di pagamento, occorre verificare se un cliente o un'azienda sarà presumibilmente solvibile; il risultato determina se concedere termini di pagamento, richiedere il pagamento anticipato o concordare condizioni individuali. In questo modo si può ridurre il rischio di insolvenza prima che si manifesti.
La seconda leva è la fatturazione. Le fatture dovrebbero essere emesse tempestivamente, correttamente e completamente; indicazioni errate, riferimenti mancanti, condizioni di pagamento poco chiare o indirizzi sbagliati portano spesso a richieste di chiarimenti e ritardi. A ciò si aggiungono il monitoraggio coerente dei crediti aperti e una gestione professionale dei crediti, che tratta la relazione con il cliente in modo oggettivo anche in caso di ritardo nei pagamenti.
Sul lato del rischio, le perdite su crediti e la garanzia del buon fine (del credere) sono leve centrali nella gestione dei mancati pagamenti. Il rischio tipico di una posizione debitoria è il mancato pagamento o il pagamento tardivo; la conseguenza è un onere sulla liquidità alla scadenza dei propri debiti. Più lunga è la durata dei debitori, più a lungo rimane aperto questo rischio.
